Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit deinen personenbezogenen Daten passiert, wenn du ElternArchiv nutzt. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst.
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung bei ElternArchiv?
Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Betreiber, Kontaktdaten siehe unten unter
„Verantwortliche Stelle".
Wie erfassen wir deine Daten?
ElternArchiv hat keine offene Registrierung. Deine wichtigste Angabe ist der
persönliche Zugangscode, den du vom Veranstalter erhältst (angefordert manuell per
WhatsApp, siehe unten). Technisch notwendige Daten wie das Session-Cookie und
Rate-Limiting-Einträge entstehen automatisch bei der Nutzung.
Wofür nutzen wir deine Daten?
Ausschließlich, um den Zugriff auf die Videos eines Events auf eingeladene Familien zu
beschränken und Missbrauch (automatisiertes Ausprobieren von Codes) zu erschweren.
Welche Rechte hast du bezüglich deiner Daten?
Du hast jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck
deiner gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, sowie das Recht, deren
Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Details siehe Punkt 6.
Diese Anwendung (Website, Datenbank mit Event-/Code-/Video-Metadaten) läuft auf einem Server von All-Inkl (ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Deutschland). Die Videos selbst werden nicht auf diesem Server gespeichert oder abgespielt, sondern ausschließlich als Links zu YouTube bereitgestellt (siehe Punkt 5.5). Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Optimello und All-Inkl gemäß Art. 28 DSGVO.
Ronny Thamm
Optimello — Marketing & Design
Mooshamer Feld 10
94496 Ortenburg
Telefon: +49 1512 1187036
E-Mail: info@optimello.de
Events sind maximal 3 Monate ab Anlage aufrufbar. Nach Ablauf werden Event, zugehörige Zugangscodes und Video-Verknüpfungen automatisiert und vollständig gelöscht. Der Veranstalter kann ein Event auch vorzeitig im Admin-Bereich löschen. Rate-Limiting-Einträge werden automatisiert nach kurzer Zeit gelöscht (siehe Punkt 5.3). Soweit hier keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt.
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
ElternArchiv ist ein nicht-öffentliches, passwortgeschütztes Archiv für Videos einzelner Veranstaltungen (z.B. Karate-Prüfungen, Schulaufführungen, Hochzeiten). Es gibt keine offene Registrierung — der Zugang erfolgt ausschließlich über einen persönlichen, vom Veranstalter vergebenen Zugangscode je Event bzw. Familie.
Pro Event werden Zugangscodes vergeben, um den Zugriff auf die Videos auf eingeladene Familien zu beschränken. Codes werden ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert (Argon2id/bcrypt) — der Klartext-Code ist nach der Erstellung nur einmal im Admin-Bereich sichtbar und wird danach nirgends gespeichert. Optional kann der Veranstalter ein frei gewähltes Label (z.B. einen Familiennamen) hinterlegen, um Codes auseinanderzuhalten.
Nach erfolgreicher Code-Eingabe wird ein technisch notwendiges,
Session-Cookie (ea_session) gesetzt, das den Zugriff für die Dauer
der Sitzung ohne erneute Code-Eingabe ermöglicht. Es dient ausschließlich der
Zugriffssteuerung, nicht dem Tracking, und wird nicht an Dritte weitergegeben.
Um automatisiertes Ausprobieren von Zugangscodes zu erschweren, wird bei fehlgeschlagenen Versuchen ein aus der IP-Adresse gebildeter Hashwert (HMAC, keine Klartext-IP) zusammen mit dem Veranstaltungs-Kürzel und einem Zeitstempel gespeichert. Diese Einträge werden automatisiert nach kurzer Zeit (routinemäßig innerhalb von 24 Stunden) gelöscht.
Damit der Veranstalter erkennen kann, ob ein Zugangscode über den vorgesehenen Haushalt hinaus weitergegeben wurde, wird bei jedem erfolgreichen Login und jedem Video-Download derselbe Einweg-Hashwert aus der IP-Adresse (HMAC, keine Klartext-IP, keine Standort-/Geolokalisierungs-Bestimmung) zusammen mit dem verwendeten Zugangscode gespeichert. Im Admin-Bereich wird daraus nur eine Anzahl unterschiedlicher Hashwerte je Code angezeigt ("von wie vielen Netzwerken genutzt") — ein Hinweis, kein Beweis, da z.B. ein Wechsel zwischen WLAN und Mobilfunk in derselben Familie ebenfalls mehrere Hashwerte erzeugt. Diese Einträge werden gelöscht, sobald das zugehörige Event nach Ablauf automatisch entfernt wird (siehe „Speicherdauer“ oben).
Die eigentlichen Videos (Titel, Beschreibung, Videodatei bzw. bei YouTube-Videos die Video-ID) werden von Optimello im Auftrag des jeweiligen Veranstalters gefilmt, aufbereitet und hochgeladen bzw. verknüpft. Videos können Aufnahmen von Personen (u.a. Kindern) enthalten. Die rechtliche Grundlage für die Veröffentlichung im geschützten Archiv (u.a. Einwilligung der abgebildeten Personen bzw. ihrer Erziehungsberechtigten) verantwortet der beauftragende Veranstalter — er entscheidet über Durchführung und Rahmenbedingungen der Veranstaltung und ist Vertragspartner der gefilmten Personen, nicht Optimello.
Den Zugangscode fordert man aktuell manuell per WhatsApp an (Meta Platforms Ireland Limited). Der "Auf WhatsApp schreiben"-Button öffnet einen Chat mit einer vorausgefüllten Nachricht; die dabei übermittelten Angaben (z.B. Name des Kindes/der Familie, Telefonnummer) werden direkt bei WhatsApp/Meta gemäß deren Datenschutzerklärung verarbeitet, nicht in dieser Anwendung gespeichert. Der zurückgesendete Zugangscode wird ausschließlich als Hash in der Datenbank abgelegt (siehe Punkt 5.1).
Der Kaffeekassen-Button verlinkt auf einen externen PayPal.me-Link (paypal.me/optimello) für eine freiwillige, mit dem Zugang nicht verknüpfte Spende. Die Zahlungsabwicklung erfolgt vollständig bei PayPal und unterliegt der Datenschutzerklärung von PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.). Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss und erhalten daraus keine automatisierten Daten.
Videos werden ausschließlich als Links zu nicht gelisteten YouTube-Videos bereitgestellt; ein Klick öffnet YouTube in einem neuen Tab. Es findet keine Einbettung/kein Abspielen auf dieser Seite statt. Dennoch kann beim Abspielen eine Verbindung zu Google-Servern (Google Ireland Limited) aufgebaut werden. Es gelten die Datenschutzhinweise von Google/YouTube.
Du hast das Recht auf:
Zur Ausübung dieser Rechte wende dich an: info@optimello.de
Stand: Juli 2026
